Seleção e Gestão de Fornecedores

Habilidade para manter ou reparar o equipamento e tempo de resposta para atender o site durante falhas de equipamento são fatores essenciais 

29 October 2018 escrito por José Roberto da Silva e Luís V. R. Dória

Em nosso último artigo sobre Gestão de Mudanças, Riscos e Impactos no Data Center, ressaltamos que qualquer trabalho em equipamentos críticos ou em torno deles e seus sistemas de suporte, requerem precauções especiais e coordenação com as partes interessadas afetadas (clientes / grupos de TI) para assegurar que os resultados pretendidos sejam alcançados, sem quaisquer consequências indesejadas ou inesperadas na operação e manutenção de facilities do Data Center. Muitas dessas atividades são executadas por fornecedores ou em conjunto com eles, o que requer especial atenção na seleção e gestão dos mesmos.
 
Toda equipe de fornecedor de serviços ou de empreiteiro, deverá ter extensa experiência de trabalho dentro de Ambientes Críticos. Antes de serem autorizados a trabalhar sem supervisão, devem comprovar que realizaram treinamento com o modelo específico dos equipamentos envolvidos, além de passarem por treinamento de familiarização do site.
 
Para equipamentos críticos, deve-se ter o nome de todos os técnicos principais e substitutos do prestador. Somente sob condições de emergência, quando os técnicos principais não estiverem disponíveis, deve ser permitido o acesso dos substitutos no local e sem supervisão. Somente os técnicos principais devem executar as atividades de Manutenção Preventiva e as Atualizações de sistema.
 
A lista dos funcionários do fornecedor deve estar disponível sempre que requisitada e deve incluir a qualificação, o nível de treinamento e o tempo de experiência que cada membro da equipe tem no equipamento específico do site. A lista deve ser atualizada no mínimo anualmente ou sempre que houver alteração no quadro ou na qualificação dos técnicos habilitados.
 
Sempre que possível, os fabricantes ou seus representantes autorizados, devem ser contratados para fornecer manutenção e reparos nos sistemas de suporte críticos. Se por limitação de custo ou restrição geográfica, isto não for possível, o rigor nos requisitos de treinamento será fundamental para garantir a qualidade de serviço e a não introdução de riscos a facilities e de impactos em sistemas de TIC.
 
Para garantir a qualidade dos Procedimentos de Gestão de Mudanças, o fornecedor deve enviar antecipadamente uma relação das atividades que serão executadas. A informação deve incluir o período de tempo necessário para a atividade e se o equipamento tem que ser colocado fora de serviço para realizar o trabalho. O fornecedor também deve fornecer o MOP, com o detalhamento passo a passo, para o devido acompanhamento pela supervisão e incluir plano de "Retorno/Saída”, além de trazer as peças que podem ser necessárias, se forem encontrados problemas durante o trabalho.
 
Toda comutação ou operação de válvula deve ser realizada por uma equipe de Operador e Verificador. Em nenhum momento, atividades de comutação ou de operação de válvula de equipamento crítico, devem ser realizadas por um único técnico.
 
Quando Fornecedores e Empreiteiros deixam o site, eles devem fornecer tanto relatório verbal como escrito do trabalho que eles realizaram e de quaisquer problemas pendentes. Eles devem também informar ao responsável de Facilities em que situação o equipamento foi deixado, isto é, ligado, desligado, automático, manual, controle remoto, etc.. O responsável de Facilities deve validar a posição antes que o Fornecedor ou Empreiteiro ser autorizado a deixar o site. Se um relatório não foi deixado no site, um relatório formal deve ser apresentado no menor tempo possível ou, conforme determinado no SLA.
 
Fornecedores e Empreiteiros devem ser selecionados por um processo de Compras, mas devem ser selecionados usando critérios técnicos fornecidos por Facilities. Custo não pode ser o principal critério de seleção de prestadores para Ambientes Críticos. Habilidades técnicas deve ser a primeira consideração, mesmo que possa estar em conflito com as orientações normais de Compras.
 
Os critérios típicos de seleção técnica são os seguintes:
 
• Habilidade técnica para manter e reparar o equipamento;
• Treinamento e experiência da equipe com o equipamento;
• Quantidade de pessoal técnico apto a apoiar o site e o equipamento;
• Tempo de resposta para atender o site durante falhas de equipamento;
• Acesso a peças de reposição;
• Acesso a boletins técnicos do fabricante;
• Acesso às atualizações de campo recomendadas pelo fabricante;
• Procedimentos de manutenção preventiva e corretiva (MOPs) desenvolvidos, treinados e praticados;
• Programa de Garantia e Controle da Qualidade (QA/QC);
• Capacidade para fornecer treinamento específico do equipamento para equipe de Operação e Manutenção de Facilities.
 
*José Roberto da Silva e Luís V. R. Dória são diretores da Top Tier Infrastructure.
 

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